○錦町文書規程
平成14年3月29日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 この規程は、本町における行政文書(以下「文書」という。)の取扱いについて必要な事項を定める。
(文書の種類)
第2条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令 町長が所属の機関又は職員に対して例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 達 町長が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消、変更等の処分をするものをいう。
ウ 指令 町長が特定の個人、法人又は団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依命通達 町長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が、町長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる文書以外の文書をいう。
2 文書の書式については、別に定める。
(文書の記号及び番号)
第3条 文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び公告には、町名を冠しそれぞれ総務課備付の条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿(第1号様式)により番号を付ける。
(2) 訓令には、町名を冠し総務課備付の訓令番号簿(第2号様式)により番号を付ける。
(3) 達及び指令には、町名を冠し総務課備付の達番号簿及び指令番号簿(第3号様式)により番号を付ける。
(4) 通達文及び往復文には、町名及び課の首字を付し、総務課備付の文書収発簿(第4号様式)により番号を付ける。
3 文書に付ける番号は、その事件の完結するまで使用し、往復の回数に従い順次支号を付ける。
(記名)
第4条 文書の記名は、町長名及び町名を用い、庁内を除き課長名及び課名(他の相当する職、課を含む。)をもって文書を発することはできない。
(押印)
第5条 文書には、その記名に従い当該印章を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。
(1) 町内に発する各種会議等の通知書
(2) 軽易な文書
(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(4) 祝辞、弔辞その他これに類する文書
(文書主管課長の職務)
第6条 文書主管課長は総務課長とし、本町における文書事務の指導監督、その他文書事務を総括する。
2 総務課長は、必要と認めるときは、各課が行う文書事務の状況について必要な調査を行い、又は関係帳簿及び資料の提出を求め、その結果に基づき指導、勧告を行うものとする。
(課長の職務)
第7条 課長(他の相当職を含む。以下同じ。)は、当該課における文書事務を文書取扱いの原則に従って行い、常に事務能率の向上に努めなければならない。
2 課長は、文書の管理状況を絶えず調査して当該課の文書事務が円滑適正に行われるよう常に留意しなければならない。
(文書主任者・文書担当者)
第8条 課に、文書主任者及び文書担当者各1人を置く。
2 文書主任者は、課長補佐、主幹又は係長のうちから、文書担当者は、課の庶務を担当する職員のうちから課長が選任し総務課長に通知するものとする。
3 課長は、異動等により文書主任者又は文書担当者を新たに選任したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
(文書主任者・文書担当者の職務)
第9条 文書主任者は、上司の命を受け次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 文書分類表等の調整に関すること。
(2) 文書管理の推進及び具体的な運用手続の策定に関すること。
(3) 文書整理の指導監督に関すること。
(4) その他文書整理の推進に関すること。
2 文書担当者は、上司の命を受け次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 文書分類表等の作成に関すること。
(2) 文書管理の推進に関すること。
(3) 文書の保管、保存、利用及び廃棄に関すること。
(4) その他文書の整理に関すること。
(文書等の収受)
第10条 本町に到着した文書、金券及び物品等は、総務課において収受する。ただし、成規、定例の証明書、申請書、届出等は、各課において収受することができる。
(文書等の取扱)
第11条 総務課において、収受した文書、金券及び物品等は、次の各号に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) 普通文書は、総務課長において開封のうえ、その余白部に受付日付印(第6号様式)を押し、文書収発簿に所要事項を記載のうえ、決裁区分により上司の決裁を受けた後、当該主管課長等に交付するものとする。
(2) 親展文書は、封のまま親展文書収発簿に記載し、それぞれ宛名の者に認印を受けて交付する。
(3) 訴訟、異議申立その他収受の日時が権利の得失又は変更に関係を有する文書は、第1号に定める手続きのほか、余白部に収受時刻を記入して取扱者は押印し、その封皮を添付する。
(7) 物品は、物品交付簿(第10号様式)に記載して主管課に配布し、その受領印を徴する。
(8) 2以上の課に関連する文書及び物品等は、関係の深い課に交付しなければならない。その度合いの分からないものは、上司の指示を受けなければならない。
(送料未納等の取扱い)
第12条 送料の未納又は不足の文書・物品等は、官公署又は学校の発送にかかるもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い収受することができる。
(転送)
第13条 配布を受けた文書中、その主管に属さないものがあるときは、その事由を付して直ちに総務課長に返付しなければならない。
(文書の処理)
第14条 主管課長は、文書の交付を受けたときは、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示してこれを課員に配布しなければならない。
2 文書の処理は、速やかにこれを行わなければならない。期限があるもので、その期限内に処理を完了し難いときは、期限を予定し上司の承認を受けなければならない。
(文書の起案)
第15条 文書を処理するには、次の各号によるものとする。
(1) 新しい事件又は重要と認められるものの起案については、起案用紙(第11号様式)を用いること。
(3) 諸証明は、証明簿(第14号様式)を用いること。
(4) 前3号のほか、成規、定例のもの又は軽易な事件は、起案用紙を用いることなく、その文書の余白部に回議案を朱書きし、又は例文をもって決裁を受けるなど簡単な手続きにより処理することができる。
(回議)
第16条 特別の取扱いを要する回議には、その種別を重要、秘、親展、至急、速達、電報、書留、はがき、例規等と上部欄外に表示しなければならない。
(秘密決裁)
第17条 回議中機密を要するもの又は重要なものは、課長又は係長等責任のある者自ら携帯して決裁を受けなければならない。
(回議の順序)
第18条 回議は、係長、主幹、課長補佐、課長、総務課長及び副町長に順次提出して町長の決裁を受けなければならない。
(合議)
第19条 他課の主管事務に関係あるものは、その関係の課に合議し回覧しなければならない。
2 合議案に対し異議のあるときは口頭をもって協議し、協議の整わないときは、上司の指示を受けるものとする。
(再回)
第20条 回議にして決裁の主旨が当初の立案と異なったときは、施行前に関係課長へ再回しなければならない。
(浄書)
第21条 決裁済の文書で浄書を要するものは、主管課において行う。ただし、次に掲げるもので総務課長が必要と認めたときは、総務課において浄書する。
(1) 議会に関する文書
(2) 条例、規則、規程、告示、訓令、契約書の類
(3) 請願書、陳情書及び重要な申請書
(4) その他町長において重要と認めた事項
(校合)
第22条 浄書を終わった文書は、決裁文書と校合しなければならない。
(発送文書)
第23条 発送文書は、主管課において持参達、直接交付又は郵便による方法で行う。
(送達)
第24条 町内一般に送達する文書、物品等は、文書配布日(毎月15日及び30日)に各区長へ送達する。ただし、急を要するものは速やかに当該本人へ前条に定めるところにより直接送達しなければならない。
2 前項の文書配布日の送達は、月の15日は各関係課において、月の30日は決められた当該区の担当者が行う。
(発送の取扱い)
第25条 発送文書は、別に定めるもののほか、次の各号の手続きをして即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合上急を要しないものは、翌日まで留め置くことができる。
(1) 郵便又は電信によるときは、郵送簿(第15号様式)に登載すること。
(2) 特別の取扱いを要するものについては、その種別を、重要、秘、親展、速達、書留等を封皮の表部に表示すること。
(文書の日付)
第26条 文書の日付は、施行の日を用いなければならない。
(未完結文書の整理)
第27条 未完結文書は、常に整理し担当者が不在の場合でもその経過がわかるようにしておかなければならない。
(文書の編さん)
第28条 文書の編さんは、次の各号の基準によるとともに、表紙に年度、編さん類目及び保存期間を記し、索引を付けなければならない。
(1) 会計に関する文書は会計年度ごとに、その他の文書は、暦年又は会計年度ごとに編さんしなければならない。
(2) 文書は、おおむね10センチメートルを限度としてこれを編さんするが、紙数に応じて数年分を合冊し、又は1年分を適宜分冊することができる。この場合数年分を合冊したものには、年毎に色紙等で区分し、分冊したものには分冊数に従って番号を付けなければならない。
(文書の編さん区分)
第29条 文書の編さんは、これを6種に分け次の保存期間に区分し、保存しなければならない。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 30年保存
(3) 第3種 10年保存
(4) 第4種 5年保存
(5) 第5種 3年保存
(6) 第6種 1年保存
(保存期間)
第30条 各種に属する文書は、概ね次のとおりとする。
第1種(永久保存)
(1) 条例、規則その他例規に関するもの
(2) 例規となるべき書類
(3) 国、県等からの通ちょうその他将来の参考となる重要なもの
(4) 重要な訓令、告示、指令、達及び通達
(5) 廃置分合、改称、字区域及び境界等に関するもの
(6) 議会の会議録、議決書等に関するもの
(7) 訴訟、和解及び異議申立に関する重要なもの
(8) 事務引継に関するもの
(9) 公有財産の放置、管理及び処分に関するもの
(10) 原簿及び台帳等の簿冊で特に重要なもの
(11) 職員の進退、賞罰に関するもの及び履歴書
(12) 調査、統計、報告及び証明等で特に重要なもの
(13) 印鑑に関するもの
(14) 認可、許可及び契約に関する重要なもの
(15) その他30年を超えて保存の必要なもの
第2種(30年保存)
(1) 議会に関する重要なもの
(2) 財務に関する重要なもの
(3) 職員の身分及び服務に関するもの
(4) 工事又は物品等に関する契約で重要なもの
(5) 調査、統計、報告及び証明等で重要なもの
(6) 原簿、台帳等で重要なもの
(7) 官報、熊本県公報
(8) その他10年を超えて保存の必要なもの
第3種(10年保存)
(1) 議会に関するもの
(2) 財務に関するもの
(3) 原簿、台帳等
(4) 重要及び秘文書の収発に関するもの
(5) 統計調査及び証明等に関するもの
(6) 工事又は物品の契約に関するもの
(7) 職員の身分及び服務に関する軽易なもの
(8) その他5年を超えて保存の必要なもの
第4種(5年保存)
(1) 照会、回答その他往復文書の重要なもの
(2) その他3年を超えて保存の必要なもの
第5種(3年保存)
(1) 文書の収受、発送及び処置に関するもの
(2) 職員の勤務に関するもの
(3) 照会、回答その他往復文書の軽易なもの
(4) 調査、統計、報告、証明等で軽易なもの
(5) 消耗品等の受渡に関するもの
(6) その他1年を超えて保存の必要なもの
第6種(1年保存)
(1) 職員の欠勤、遅参、早退及び休暇等の届に関するもの
(2) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
(3) 処理を終った一時限りの願書及びこれに関するもの
(4) その他1年を超えて保存の必要を認めないもの
(文書の保存)
第32条 総務課長は、前条の引継を受けたとき、編さんの適否を審査し適当でないものは、改めさせた後、その他については、直ちにこれを書庫に保存しなければならない。ただし、秘密文書は町長の承認を得て、例規等の文書で事務処理上規範となるもの又は執務のため常に閲覧する必要のある文書は、総務課長の承認を得て各課で保存することができる。
(文書の借覧)
第33条 保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧証(第17号様式)を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。
(文書の持出又は閲覧の制限)
第34条 保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
2 保存文書は、法令等に特別の定めのあるものを除くほか、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、町長の承認を得たときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第35条 保存期間の満了した文書は、総務課長が主管課長に合議し、その文書中印章等移用の恐れのあるもの又は秘密に属するものを抹消又は裁断したうえ廃棄しなければならない。ただし、保存期間が満了しない文書のうち総務課長又は主管課長において保存の必要がないと認めるものについても、また同様とする。
(勤務時間外の文書の取扱い)
第36条 勤務時間外における文書の受領については、錦町職員服務規程(平成11年訓令甲第6号)の定めるところによる。
附則
1 この規程は、平成14年4月1日から施行する。
2 錦町文書規程(平成11年訓令甲第5号)は、廃止する。
附則(平成16年訓令第3号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
改正文(平成19年訓令第2号)抄
平成19年4月1日から施行する。
様式 略